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Ein Content-Management-System (kurz CMS, übersetzt etwa Inhaltsverwaltungssystem), im Medienbereich auch: Redaktionssystem, ist ein Anwendungsprogramm, das die gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung des Inhalts von Text- und Multimedia-Dokumenten (Content) ermöglicht und organisiert. Der darzustellende Informationsgehalt wird in diesem Zusammenhang als Content (Inhalt) bezeichnet. Der Benutzer sollte das System auch ohne Programmierkenntnisse sowie ohne Kenntnis von HTML oder XML bedienen können.
Aufbauschema eines CMS
Besonderer Wert wird auf eine medienneutrale Datenhaltung gelegt. So sollte ein Inhalt auf Wunsch beispielsweise als PDF- oder als HTML-Dokument abrufbar sein können, indem die Formate zur Laufzeit aus der Datenbank generiert werden. Je nach Anwendung kann auch eine Rechteverwaltung von Bedeutung sein.
Zum inhaltlichen Aspekt siehe Redaktionssystem.
Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen.
Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management, ECM, ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben. Enterprise steht für eine von allen Privilegierten (Zugangs- und Bearbeitungsrechte) eines Unternehmens (im Sinne einer Firma) nutzbare Lösung. Darüber hinaus dehnt sich der Begriff Enterprise in diesem Zusammenhang auf Unternehmen in weitesten Sinne aus (private Projekte, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts, etc.). Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management wird im Sinne eines Softwaresystems benutzt und steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.
Es wurden mehrere Versuche unternommen, den Begriff Enterprise-Content-Management in die deutsche Sprache zu übertragen, z. B. "Unternehmenscontentverwaltung" oder "Unternehmensinhaltemanagement". Alle Versuche leiden darunter, dass sie den Kern des Konzeptes von ECM nicht treffen und außerdem selbst nicht abgegrenzte Anglizismen als Wortbestandteil beinhalten. Eine Übertragung ist außerdem nicht notwendig, da sich der Begriff Enterprise-Content-Management und das zugehörige Akronym ECM im deutschen Sprachraum etabliert hat.
Definition
Die anerkannte Definition des Akronyms ECM und des Begriffes Enterprise-Content-Management stammt vom Branchenverband AIIM International: Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.[1] ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein[2]. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden[3].
Besonders das Internet veränderte den bisherigen Dokument-Begriff und die damit verbundenen Lösungsangebote. Man spricht modern von Content und den dazugehörigen Systemen wie Content-Management, Web-Content-Management oder Enterprise-Content-Management. Dokument und Content haben eine unterschiedliche Qualität, man kann die Begriffe nicht synonym verwenden. Bei Content wird der geschlossene Charakter des elektronischen Dokumentes aufgelöst. Strukturinformationen, beschreibende Metadaten, Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhalt verwaltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen, für unterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann. Enterprise-Content-Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content-Managements. Enterprise-Content-Management hat den Anspruch, auch Web-Content-Management mit einzuschließen (siehe die einzelnen ECM-Komponenten). Jedoch muss man auch angesichts des allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten von Enterprise-Content-Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Dokumentlebenszyklusmanagement (Document Lifecycle Management) nur als eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedenen Technologien, Produktansätze und Unternehmen positionieren[4].
Der Begriff ECM Enterprise-Content-Management beinhaltet die Wortkombination Content-Management und überschneidet sich so zugleich mit dem Anspruch von Content-Management. Bevor man sich einer Definition von ECM zuwenden kann, muss daher zunächst der Begriff Content-Management (CM) und die Abgrenzung zum Web-Content-Management (WCM) betrachtet werden[5].
Content-Management (CM)
Geht man den Wurzeln des Begriffes Content-Management nach, so muss man feststellen, dass bereits der Begriff im Angloamerikanischen [6] nicht eindeutig fassbar ist (ein grundlegendes Problem ist hier die Abgrenzung der Termini Daten, Information, Content, Dokument und Wissen sowohl innerhalb einer Sprache als auch zwischen Sprachen wie z. B. Deutsch und Englisch). Content ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhaltlicher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen schwach- oder unstrukturierten Daten greift beim Begriff Content nicht mehr.
Content wird heute mit Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für elektronischen Content, die diesen von anderen Formen von Inhalten in elektronischen Systemen unterscheiden.
Definition Content im Rahmen des Enterprise Content-Management-Konzeptes
Content (engl. für Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und in unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird.
-
- Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z. B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank).
- Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z. B. Textverarbeitungsdateien).
- Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIFs, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalts. Wichtige Komponente von CMS Content-Management-Systemen ist daher die Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigentlichen Inhalt.
Für diese Aufgabe gewinnt XML, eXtensible Markup Language, als universelle Beschreibungssprache immer mehr an Bedeutung (ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentformate heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist).
Definition Content-Management-System (CMS)
Content-Management-Systeme (CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen:
-
- die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer Programme),
- die Verwaltung von Content (Content-Management im engeren Sinn),
- die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution),
- die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) und
- die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten).
Content-Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.).
Die Begriffe Content-Management, Content-Management-System und CMS werden von Anbietern und Anwendern häufig undifferenziert benutzt. Bei der Betrachtung des Themas Content-Management muss daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content-Management-Systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Web-Content-Management-Systemen und ECMS Enterprise-Content-Management-Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch.
Es sind somit drei Hauptströmungen der Begriffsbesetzung Content-Management festzustellen. Rechnet man DAM Digital Asset Management bzw. auch MAM Media Asset Management oder RMM Rich Media Management genannt, hinzu, sind es sogar vier Ansätze.
Content-Management und Content-Syndication
Die erste Strömung kann man als Content-Management im engeren Sinn betrachten.
Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content. Eine Ausprägung ist die Bereitstellung von Content für Vermarktungs- und Verteilungszwecke. Man spricht in diesem Zusammenhang von Content-Syndication, wenn Inhalte übergreifend für verschiedene Verwendungszwecke und Verwendungsformen bereitgestellt werden. Der Content sind hier z. B. digitale Bücher, digitale Videos, digitale Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschützt und verteilt werden sollen. Ziel der Verleger und anderer Content-Anbieter ist die gesicherte und auf die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe gerichtete Vermarktung des Content. Hier spielen deshalb Komponenten wie DRM Digital Rights Management oder MMCRS MultiMedia Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien Nutzung, Content-Syndication zur Zusammenführung von Inhalten, die Abrechnung der Nutzung, Telecommunication Integration für WAP und den Internet-Fernseher zu Hause, E-Books, digitale Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnelle komprimierte Bereitstellung über unterschiedlichste Netze etc. eine besondere Rolle. Die technische Lösung ist hierbei von nachgeordneter Bedeutung, der Schwerpunkt liegt auf der kommerziellen Ausnutzung des Content selbst. Content-Management mündet hier zunehmend in Media Asset Management (MAM) und Digital Asset Management (DAM).
Web-Content-Management (WCM)
Die zweite Strömung ist Content-Management im Sinne von Web-Content-Management (WCM).
Hier ging es zunächst nur darum, die unzulänglichen Möglichkeiten von HTML zur Gestaltung einer Website mit professionellen Tools zu überwinden. Versionierung von Websites, Integration von geschützten Intranet-Bereichen, E-Commerce mit Bezahlfunktionalität, dynamisches Füllen von Seiten aus Datenbanken und effiziente Pflegetools, die den editorischen Prozess der Inhaltserstellung und Publikation unterstützen, bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. Sie unterscheiden sich von herkömmlichen Dokumenten-Management-Produkten durch die fokussierte Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML, GIF und andere. Inzwischen sind die Grenzen zwischen Website-Gestaltung, Website-Inhaltsverwaltung, datenbankgestützte Informationsbereitstellung, Personalisierung und automatisierte Inhaltspublikation weitgehend verwischt.
Definition Web-Content-Management-System
Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen.
Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren[7]:
-
- WCM Design
- Web Design-Werkzeuge für Entwurf, Graphikdesign und Aufbau der Funktionalität einer Website. Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Gestaltung der Website.
- WCM Authoring
- Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-Authoring, Web-eProcess u. a.). Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Unterstützung des Editionsprozesses mit Workflowfunktionalität.
- WCM Repository
- Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten Informationen und die Bereitstellung als Laufzeitumgebung. Als besondere Eigenschaft kommt die Zusammenführung von Inhalten aus verschiedenen Quellsystemen hinzu. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
- WCM Publication
- Web Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung. Diese Lösungen bieten neben der reinen "Pull"-Bereitstellung von Informationen auch das "Push"-Prinzip mit der gezielten Distribution von Informationen.
- WCM eBusiness
- Bei diesen integrierten Systemen geht es über die reine Aufbereitung, Verwaltung und Verteilung des Content hinaus. Weitere Funktionen erlauben auch die direkte Interaktion und individualisierte Nutzung. Basis für diese Lösungen sind in der Regel aufwendige Portal-Systeme.
WCMS konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.
Das Web-Content-Management entwickelt sich zur Basistechnologie von Portalen. Benötigte Dokumenten-orientierte Komponenten wurden dabei nicht den herkömmlichen DMS-Produkten entlehnt sondern häufig neu erfunden.
Enterprise-Content-Management (ECM)
Die dritte Strömung, ECM Enterprise-Content-Management, ist auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server wird ein Portal-Server wird ein xyz-Server wird ein ...".
Die Studie der AIIM International zum ECM-Markt, die von der Gartner Group im Jahr 2001 erstellt wurde[8], tut sich daher auch sehr schwer mit der Abgrenzung. Der weltweite Dachverband der Anbieter und Anwender von Dokumenten-Technologien, AIIM Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA, gilt als Wegbereiter von ECM Enterprise-Content-Management und hat in mehreren Anläufen versucht ECM zu definieren [9].
Das Akronym ECM wurde seit der ersten Definition im Jahr 2001 mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten versehen[10]. Die englischprachige Definition von ECM der AIIM lautet seit August 2005:
- Enterprise Content Management is the technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and documents related to organizational processes.[11]
Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content-Management umgebaut oder neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden (zu den einzelnen Begriffen und Komponenten siehe Enterprise Content Management System). Aus Content-Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens ECM Enterprise-Content-Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, business to employee, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content-Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.
Anspruch von Enterprise-Content-Management
Enterprise-Content-Management geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen (Unified-Federated-Repository, Data-/ Document-/ Content-Warehouse). ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management (Wissensmanagement), Workflow-Management, Archivierung, etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien. Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stellen.
ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse.
Mit dem Begriff Enterprise-Content-Management werden daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder.
Enterprise-Content-Management verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen bereitstellt. Es positioniert sich als Middleware, deren Dienste allen Anwendungen zur Verfügung stehen. Wichtige Anwendungsschwerpunkte, die auf Infrastrukturkomponenten von ECM Enterprise-Content-Management basieren, sind z. B.[12] :
-
- ECM Portal
- Browser-basierte, personalisierte Oberfläche zum Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder Client-Benutzeroberflächen.
- ECM Data/Document-Warehouse
- Agenten, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen.
- ECM Workflow
- Prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen.
- Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen, automatische Klassifikation sowie CBT Computer Based Training.
Merkmale des Enterprise-Content-Management
Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein.
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und Insel-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt web-basierter IT, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher Enterprise Application Integration (EAI) eine besondere Rolle.
Der Anspruch eines Enterprise-Content-Management-Systems im Unterschied zu reinem Web-Content-Management manifestiert sich nach Ulrich Kampffmeyer, 2001, in drei wesentlichen Konzepten[13]:
- Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste.
- ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen im Rahmen einer Serviceorientierten Architektur (SOA)[14] genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.
- Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen.
- ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.
- EAI Enterprise Application Integration verbindet alle Komponenten.
- ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise-Content-Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar.
Enterprise-Content-Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.[15]
Komponenten von ECM Enterprise-Content-Management
Für ECM Enterprise Content-Management Lösungen werden die unterschiedlichsten Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind[16].
Diese ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in fünf Hauptkategorien einordnen[17]:
Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffen der Definition der AIIM International. Die bisherigen klassischen Anwendungsfelder
-
- Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement),
- Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),
- Web Content-Management (WCM, WCMS, einschließlich Portale),
- Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien) und
- Workflow / Business Process Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)
bilden die eigentlichen Manage-Komponenten (Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können[18].
